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【5步驟Google表單製作教學】連結試算表,Excel下載,複選設定,電郵信箱測試

Google表單不管是學生的學校調查表、企業意見調查及客服人員評分表,或是任何形式的資料收集目的,都是一種高CP值、容易上手的線上服務。

接下來告訴你Google表單的主要功能介紹?怎麼設定複選題?如何連結試算表、下載Exce表格?

我還幫你整理了5步驟完成Google表單製作的實戰教學,只需要5分鐘即可完成表單。

Google表單功能介紹

在正式教你怎麼製作Google表單之前,先為你介紹Google表單內的各種功能,這樣後續實際製作表單時就能夠快速上手囉!

Google表單的主要功能我會分為三大區塊:

  • Google表單外部設定
  • Google表單內容設定
  • Google表單連結設定

Google表單外部設定

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表單的外部設定主要是針對表單的主題、選項、連結等,設定位置在「問題」頁面的上排選單,其中由左至右包括:

  • 外掛程式
  • 自訂主題
  • 預覽
  • 設定
  • 「傳送」
  • 更多選項
  • 帳號登入頭像

外掛程式

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管理外掛程式的清單,預設值有Google表單的E-Mail通知,以及表單通知兩種設定。

自訂主題

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可以自由設定頁首圖片、主題顏色、背景顏色及字體樣式。

預覽

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點擊「預覽」後,可以直接預覽出表單畫面,傳送前可以先行測試。

設定

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屬於較進階的設定,包括一般頁面的收集電郵地址、填答者的行為呼籲,呈現方式的顯示畫面以及設定為測驗模式等各種設定選擇。

「傳送」

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「傳送」通常是完成表單後的步驟,可以設定收集電子郵件地址、電郵收件人、信件主旨,也可以改成連結方式或是輸出程式碼等表格分享方式。

更多選項

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其他更多選項,其中包括復原表單、建立表單副本、移至垃圾桶、取得預先填入的連結、列印表單、新增協作者、指令碼編輯器、外掛程式頁面以及偏好設定等功能選項。

帳號登入頭像

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可以切換Google帳號或管理帳戶。

Google表單內容設定

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表單內容設定是針對調查內容、自訂問題等內容細節,設定位置在「問題」頁面的內容旁,其中包括六項主要內容設定:

  • 新增問題:尚未納入的新問題都是以此按鈕新增。
  • 匯入問題:可以從其他表單匯入曾經設定的表單問題。
  • 新增標題與說明:子標題的新增以及內容說明,通常是用於更多內容細節的表單。
  • 新增圖片:插入相關圖片,以佐證或搭配說明表單問題,可以直接上傳或從雲端下載。
  • 新增影片:插入相關YouTube影片,以佐證或搭配說明表單問題,可以輸入網址或在頁面中搜尋影片。
  • 新增區段:表單內的區段分類,可以依表單的目的與問題做分類。

Google表單連結設定

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表單連結設定主要是針對表單外的試算表連結、表格下載、通知設定等,設定位置在「回覆」頁面內容中,其中包括:

  • 試算表圖案:設定表單的選取回應目的地,可以建立新試算表或選取現有試算表來統計。
  • 更多設定選項:其他表單回應選擇的方式,可以勾選「有回應時透過電子郵件通知」、選取回應目的地或是下載表單回應表格、列印表單回應表格。

延伸閱讀:理財規劃怎麼做,七大步驟一次告訴你,這樣做讓你提早退休

5步驟Google表單製作教學

接下來我會教你用5步驟透過Google表單,製作出專屬你的調查表格。

為了讓新手可以快速上手,此篇章的教學會以簡單、快速建立表單為目的,並刪減掉客製化設定的細節內容,例如:主題圖片、顏色的選擇…等。

如果你有其他進階設定的問題,歡迎透過本站郵件與我聯繫,我很樂意為你解答!

  • STEP 1 前往「Google表單」網站,登入帳號→選擇「個人」→新增表單
  • STEP 2 填入「表單標題」並調整自己喜愛的外部設定(主題、顏色)
  • STEP 3 新增表單內容(問題、照片、影片、子標題、區段)
  • STEP 4 預覽表單,再次確認表單內容無誤後,傳送至自己信箱測試
  • STEP 5 表單建立新試算表連結,並開啟電郵通知

STEP 1 前往「Google表單」網站,登入帳號→選擇「個人」→新增表單

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這邊主要會以「電腦版」作為教學內容,手機版本基本上只有介面的不同,功能部分是一樣的操作,手機板觀看的讀者可以放心學習。

直接點我前往「Google表單」網站,進入畫面後選擇「個人」,如果選擇「企業」的話需要更多資料驗證,包括網域、建立企業信箱…等等,建議新手操作不要使用企業來練習製作表單。

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接著會進入表單清單畫面,點擊畫面右下方「+」開始製作Google表單。

STEP 2 填入「表單標題」並調整自己喜愛的外部設定(主題、顏色)

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建立好新表單後,先將「表單標題」填寫進去,可以是尾牙人數調查表、市場調查、消費調查…等各類表單。

表單外部設定的主題、顏色基本上依照自己的喜好設定,這邊就不再贅述,建議新手不要花太多時間在設定主題,因為我們首要目的是快速上手Google表單的製作。

其他外部設定,像是外掛程式、設定與更多選項可以先不用修改,維持預設值即可。

STEP 3 新增表單內容(問題、照片、影片、子標題、區段)

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輸入表單標題以及完成表單外部設定後,就可以開始新增表單內容。

在「問題」頁面內容旁的內容設定,較常用到的是「新增問題」的按鈕,你也可以依表單屬性、目的及其他用途新增更多元的表單內容,像是圖片、影片,這樣表單會更加吸引人。

只不過,我同樣建議新手不要花太多時間在這上面,因為表單的主要用途本來就是調查、收集資料。

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因為我的表單設定是「理財顧問免費諮詢申請單」,主要對象是要調查並收集想要投資理財的客群,透過他們的表單申請更了解申請人的投資理財狀況,

建議問題不要太多,也不要太雜,更不要太難像是在考試,除非你的目的是測驗。

我這邊簡單示範幾項問題,包括:

  • 電子郵件(必選):預設值
  • 每月有多少閒錢可以投資理財(必選):選擇題,屬於單選。
  • 目前有規劃那些投資理財商品(必選):核取方塊,屬於複選。
  • 方便連絡您的時間(必選):核取方塊,屬於複選。

STEP 4 預覽表單,再次確認表單內容無誤後,傳送至自己信箱測試

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初步完成表單外部設定和內容設定後,你可以先點擊畫面上排選單的預覽按鈕,觀看表單概略的情況,多次檢查後再進行細部調整,直到完成表單。

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預覽畫面會跟受眾對象看到的畫面一模一樣,因此最好以「站在受眾客群的角度」來分析表單是否有問到重點?是否有達到目的?

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多次確認表單內容無誤後,就可以點擊上排選單的「傳送」,發郵件給自己測試看看有沒有順利收到表單。

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「傳送表單」的設定中,因為只是測試用,「收集電子郵件地址」的欄位可以不勾選,實際傳給受眾對象及客群時,記得要勾選才不會沒有收集到準客戶們的電郵地址。

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基本上點擊「傳送」後,大約5秒內就會收到信箱通知。(如上方畫面)

你可以試著填寫表單看看,測試表單有沒有收集到你填寫的資料。

STEP 5 表單建立新試算表連結,並開啟電郵通知

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你可以先建立好一個與Google表單連結的試算表,也可以經過一段時間收集後,再建立新試算表,或是選取現有的試算表格統計數據也可以。

在「回覆」頁面中,點擊「Google試算表的圖案」→「選取回應目的地」。

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如果你要即時收到表單申請的通知,一樣到「回覆」頁面中,點擊「Google試算表的圖案」旁邊的「設定」→勾選「有新回應時透過電子郵件通知我」。

或者你也可以直接點擊「下載回應(.csv)」直接輸出成Excel表格,只不過Google表單和Excel表格還需要其他設定才能同步連結統計數據。

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Google表單連結的試算表,會自動幫你設定好標題名稱,標題名稱就是你在Google表單中提出的問題。

收集好表單回應後,試算表會列出這些回應的內容,你可以直接透過試算表一覽無遺受眾客群的所有回覆。

延伸閱讀:如何在20分鐘內架設網站,看完這篇教學立即幫你在網路上賺錢

總結

最後,幫你總結本文重點。

  • Google表單主要功能有表單外部設定、表單內容設定以及表單連結設定
  • Google表單製作教學主要會有5步驟↓↓↓
  • STEP 1 前往「Google表單」網站,登入帳號→選擇「個人」→新增表單
  • STEP 2 填入「表單標題」並調整自己喜愛的外部設定(主題、顏色)
  • STEP 3 新增表單內容(問題、照片、影片、子標題、區段)
  • STEP 4 預覽表單,再次確認表單內容無誤後,傳送至自己信箱測試
  • STEP 5 表單建立新試算表連結,並開啟電郵通知
  • Google表單的統計數據方法有直接連結Google試算表,或者下載成Excel表格

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